Внедрение информационной системы

Единственный, но зато гарантированный способ сохранить здоровье при движении по незнакомой, сильно пересеченной местности — это, как известно любому альпинисту, точный маршрут и соответствующая экипировка. Процесс внедрения не менее запутан и сложен, чем маршрут по горам, и имеет те же свойства. Подобно любому маршруту, внедрение должно быть ограничено как в пространстве — иметь конечную цель, так и во времени. Нечеткость в этих вопросах приводит к тому, что блуждания становятся бесконечными, а цель — недостижимой. Сложный маршрут (а простых внедрений не бывает) всегда состоит из этапов. В случае автоматизации эти этапы можно выделить следующим образом. 

Этап 1. Стратегическое планирование. Топ-менеджеры компании должны сформулировать бизнес-цели и стратегию на ближайшие год-два. Это задачи именно высшего руководства. Как правило, цели впервые ясно формулируются как раз в результате этого этапа. 

Этап 2. Формализация бизнес-процессов. После понимания задач можно переходить к следующему этапу — постановке задач на автоматизацию. Кратко - какие задачи будут автоматизированы и как. В ходе данного этапа составляются схемы движения информации (по одной на функциональную область — планирование продаж, закупка, хранение и т. д). На этом этапе в работе принимают участие топ-менеджеры, ведущие специалисты, начальники подразделений подготовки и IT-менеджеры. В результате данного этапа цели руководства будут сформулированы на языке конкретных функций и задач всех подразделений компании. Таким образом, это фактически этап постановки задачи. 

Этап 3. Оптимизация бизнес-процессов. Первое системное и реальное представление о целях и бизнес-процессах, подлежащих автоматизации, полученное в результате второго этапа, почти всегда неоптимальное. Поэтому для повышения эффективности они должны быть оптимизированы. Обычно в результате оптимизации происходит реорганизация либо структуры предприятия, либо бизнес-процессов — реструктуризация и реинжиниринг соответственно. 

Этап 4. Техническое задание. Опираясь на утвержденную постановку, можно разрабатывать ТЗ. Иными словами, постановка задачи отвечает на вопрос: «Что надо автоматизировать?», а ТЗ — «Как конкретно надо автоматизировать?». ТЗ составляется с IT-менеджерами и начальниками отделов — «собственниками бизнес-процессов». В задании детально описываются все объекты информационной системы, их поведение и т. д. И чем подробнее будет ТЗ, тем лучше. На этом этапе очень важен процесс документирования, чтобы потом не возникали проблемы расхождения взглядов компании-клиента и внедряющей стороны. 

Этап 5. Кодирование. После утверждения ТЗ можно приступать к кодированию. Это дело внедряющей организации. 

Этап 6. Разработка должностных инструкций. Создание должностных инструкций – этап, часто игнорируемый заказчиками, которые требуют переходить сразу к обучению персонала. Но именно должностные инструкции облегчат в дальнейшем и обучение, и опытную эксплуатацию – меньше придется волноваться и заказчикам, и внедренцам. Опыт показывает, что этапы кодирования и разработки должностных инструкций могут проходить параллельно.

Этап 7. Обучение пользователей. В результате внедрения практически всегда происходит реинжиниринг и реструктуризация. Это означает, что сотрудники предприятия будут вынуждены работать по-новому. И проблема состоит не только в том, что их нужно известить о грядущих изменениях и научить работать в новых условиях. Основное, пожалуй, в том, чтобы преодолеть психологическое сопротивление переменам, позитивно настроить коллектив. Другими словами, нужно учесть и человеческий фактор.

Этап 8. Опытная эксплуатация. Этап, на котором можно объективно оценить все сделанное ранее. Система начинает работать не на бумаге и показывать свою эффективность/неэффективность.