Системы учета документов

Электронный документооборот

В нашей стране существует огромное количество предприятий как малого так и среднего бизнеса, учреждений и различных организаций. И многие из них сталкиваются с одной проблемой - контроль надо документами. Поищите в интернет и Вы найдете множество решений для организации документооборота, которые можно свободно скачать и использовать в собственном бизнесе. Но все они грешат определенными недостатками так как не могут быть универсальными системами для предприятий и организаций различного типа. То что подходит одному предприятию, не подходит другому. Существует ли универсальное решение для электронного документооборота, универсальная система учета документов, которая подходила бы любому предприятию малого бизнеса и любой организации? Видимо нет. Хотя уже давно разработаны рекомендации по созданию таких систем и мы можем найти массу информации по ним в интернете. Кому интересно могут познакомиться с проектированием модуля документооборота и изучить этот вопрос. Но очень сомнительно, что в ближайшее время будет создана универсальная система учета документов, которую могли бы использовать все предприятия, невзирая на их различия и особенности.

Системы поддержки принятия решений

В настоящее время, различные автоматизированные системы управления уже прочно вошли в основную деятельность предприятий во многих сферах, помогая руководителю эффективно управлять и принимать верные решения.

Систе́ма подде́ржки приня́тия реше́ний (СППР) (англ. Decision Support System, DSS) — автоматизированная компьютерная  система, целью которой является помощь принимающим решение в сложных условиях для полного и объективного анализа предметной деятельности. СППР возникли в результате слияния информационных управленческих систем и систем управления базами данных (БД).

Принципы создания информационной системы

Многие пользователи компьютерной техники и программного обеспечения неоднократно сталкивались с ситуацией, когда программное обеспечение, хорошо работающее на одном компьютере, не работает на другом таком же устройстве. Или системные блоки одного вычислительного устройства не стыкуются с аппаратной частью другого. Или информационная система другой компании упорно не желает обрабатывать данные, которые вы подготовили в информационной системе у себя на рабочем месте. И так далее... Эта проблема называется проблемой совместимости вычислительных, телекоммуникационных и информационных устройств.

Развитие систем и средств вычислительной техники, расширенное их внедрение во все сферы науки, техники, сферы обслуживания и быта привели к необходимости объединения конкретных вычислительных устройств и реализованных на их основе информационных систем в единые информационно-вычислительные системы (ИВС) и среды. При этом разработчики ИВС столкнулись с рядом проблем.

Система управления бизнесом

Системы управления бизнесом представляют собой совокупность данных, знаний о процессах, происходящих на предприятии и методов их обработки. И знания и данные, используемые в автоматизированных системах управления бизнесом, подразумевают использование некоего модуля управления персоналом. Современные информационные технологии давно уже позволяют создать систему управления, которая имела бы функциональность отдела кадров, с печатью приказов и поддержкой в принятии структурных решений.

Ключи таблиц в БД информационной системы

Отношения в информационной системе предприятия

Сущность – это множество реальных или абстрактных объектов (людей, предметов, документов и т.п.), обладающих общими атрибутами или характеристиками. Любой объект системы может быть представлен только одной сущностью, которая должна быть уникально идентифицирована. Именование сущности осуществляется с помощью существительного в единственном числе. При этом имя сущности должно отражать тип или класс объекта, а не его конкретный экземпляр (например, Студент, а не Петров) .

Любая сущность характеризуется набором атрибутов (свойств).

Атрибут сущности – характеристика сущности, то есть свойство реального объекта. Например, на атрибутами указанной нами выше, сущности «Студент» являются «ID студента», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дата поступления» и «Номер билета». В свою очередь, атрибуты сущности делятся на 2 вида: собственные и наследуемые. Собственные атрибуты являются уникальны-
ми в рамках модели. Наследуемые атрибуты передаются от сущности-родителя при установке связи с другими сущностями.

Оценка информационных систем

Недостатки информационных систем учета на предприятиях

Много говорилось о том, какие конкретные преимущества может дать предприятию малого бизнеса автоматизированная информационная система (АИС). И многое можно найти о недостатках конкретных систем. Достаточно вспомнить лишь техническое определение АИС, чтобы понять, что автоматизированная система способна на многое.

Термин информационная система (ИС) используется как в широком, так и в узком смысле. В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.

Сервис-ориентированная архитектура ИС

Интеграция разнородных и распределенных данных не в состоянии разрешить все вопросы управления предприятием. В соответствии с процессным подходом наибольшую ценность представляют не сами по себе данные, а использование информации в тех или иных бизнес-процессах компании. В самых современных ИС принято рассматривать как "атомарную" единицу не данные в "чистом" виде, а некоторый сервис, соответствующий какому-то элементарному бизнес- процессу. В частности, такой сервис может просто выдавать какие-то данные, являясь аналогом "атомарной" единицы классических ИС.

Несколько важных характеристик информации, делающих ее объектом использования в бизнесе

Характеристики бизнес - информации

информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел во внешней и внутренней бизнес-средах; 

информация полна, если она достаточна для понимания ситуации и принятия решения пользователем; 

качество информации, ее ценность состоит в мере расширения полезной совокупности сведений и смысловых связей между ними, которыми располагает пользователь или система; 

ценность одной и той же информации относительна - она зависит от конкретного временного периода, конкретной ситуации и конкретного пользователя; 

информация адекватна, если уровень соответствия информационного образа реальному объекту, процессу, системе адекватен заданному.

Понятие знания

Знание - в философском смысле: понимание осознанного чувства; в широком смысле: совокупность понятий, теоретических построений и представлений, адекватно отражающих объективные закономерности реального мира.

Знание - это закономерности предметной области (принципы, связи, законы), полученные в результате практической деятельности и профессионального опыта, позволяющие специалистам ставить и решать задачи в этой области.

Знание - проверенный практикой результат познания действительности, адекватное её отражение в сознании человека. Знание противоположно незнанию, то есть отсутствию проверенной информации о чем-либо.

Понятие данных

Данные (от лат. data) - это представление фактов и идей в формализованном виде, пригодном для передачи и обработки в некотором информационном процессе. Данные - это выделенная (из системы, благодаря обособленности существования носителя) информация.

Понятие информации

Информацией (от лат. informatio - "научение", "сведение", "оповещение") называется опосредованный формами связи результат отражения изменяемого объекта изменяющимся с целью сохранения их системной целостности. Информация первична и содержательна - это категория, поэтому в категориальный аппарат науки она вводится портретно - описанием, через близкие категории: материя, система, структура, отражение. В материальном мире (человека) информация материализуется через свой носитель и благодаря ему существует. Сущность материального мира предстает перед исследователем в единстве формы и содержания. Передается информация через носитель. Материальный носитель придает информации форму. В процессе формообразования производится смена носителя информации. Определения термин "информация" не имеет, так как не является понятием. Существует информация в каналах связи систем управления. Не следует путать категорию "информация" с понятием "знание". Знание определяется через категорию "информация".

Информационные технологии : терминология

Информационные технологии, ИТ (Information Technology - IT) - широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям формирования и управления процессами работы с данными и информацией, в том числе с применением вычислительной, компьютерной и коммуникационной техники.

Разработать управленческую информационную систему для управления предприятием

Комплекс аппаратных и программных средств, позволяющие автоматизировать процедуры и процессы

Информационные системы предприятия- это комплекс аппаратных и программных средств, позволяющие автоматизировать процедуры и процессы в повседневной деятельности предприятия, повышая производительность труда сотрудников и предоставляя возможность руководителям организации оперативно и адекватно принимать решения по управлению и планированию деятельности предприятия.

Современные информационные системы являются неотъемлемой частью инфраструктуры управления предприятием и содержат в себе различные инструменты обеспечения и управления бизнес-процессами. Все эти инструменты на современном этапе развития информационных технологий, становятся доступными и малым предприятиям.

 

Многие компании предлагают свои услуги малым и средним предприятиям в деле формирования, оптимизации и развития информационных систем организации. Участие нашей компании в партнёрских программах мировых лидеров рынка информационных технологий таких, как IBM, Microsoft, SAP, позволяет нам поставлять передовые, качественные продукты и решения, и оказывать услуги, соответствующие уровню корпоративных требований.

Внедрение информационной системы

Единственный, но зато гарантированный способ сохранить здоровье при движении по незнакомой, сильно пересеченной местности — это, как известно любому альпинисту, точный маршрут и соответствующая экипировка. Процесс внедрения не менее запутан и сложен, чем маршрут по горам, и имеет те же свойства. Подобно любому маршруту, внедрение должно быть ограничено как в пространстве — иметь конечную цель, так и во времени. Нечеткость в этих вопросах приводит к тому, что блуждания становятся бесконечными, а цель — недостижимой. Сложный маршрут (а простых внедрений не бывает) всегда состоит из этапов. В случае автоматизации эти этапы можно выделить следующим образом. 

Этап 1. Стратегическое планирование. Топ-менеджеры компании должны сформулировать бизнес-цели и стратегию на ближайшие год-два. Это задачи именно высшего руководства. Как правило, цели впервые ясно формулируются как раз в результате этого этапа. 

Купить иль не купить?

На какие вопросы следует ответить при принятии решения о приобретении информационной системы управления предприятием для малого бизнеса?

Совокупная стоимость владения системой

Совокупная стоимость владения (ТСO— Total Cost of Ownership) информационной системой — сравнительно новое понятие, кото­рому в последнее время уделяется самое пристальное внимание в литературе. Под совокупной стоимостью владении пони­мается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период жизненного цикла последней.

Совершенствование методологии проектирования информационных систем.

В настоящее время в области разработки и реализации интеллектуальных систем сложилось следующее положение: с одной стороны, квалификация коллективов разработчиков здесь, как правило, достаточно высока, с другой стороны, одна из сложнейших проблем, препятствующих широкому внедрению ИС, является недостаточное знание системными аналитиками и программистами предметных областей, в рамках которых готовятся проекты. Создание и внедрение интеллектуальных систем общения с базами данных и особенно экспертных систем, и их широкое распространение выдвинуло проблему совершенствования методологии создания информационных систем на передний план.

Экономика информационных систем: от снижения затрат к повышению отдачи

Россия сегодня переживает подлинный бум внедрения информационных систем. Так, журнал «Эксперт» оценивает рост отрасли ИТ в 2002 году в 19% при общем объеме продаж 3 млрд. долл. [1]. Неизбежное следствие такого бума — увеличение удельного веса затрат на ИС в объеме расходов российских организаций, отсюда особое внимание руководства организаций к этим затратам и отдаче от них. Таким образом, возникает задача управления расходами на ИС. Статья посвящена вариантам ее решения..

Трудности, возникающие при написании корпоративных систем силами программистов предприятия

Вообще говоря, решиться написать полноценную корпоративную систему, отвечающую всем (или хотя бы большей части) нуждам предприятия, способны только смелые люди. Ведь шаг этот достаточно рисковый. А при создании самой системы программисты обычно наталкиваются на такое количество "подводных камней", что чаще всего сама эта идея затухает в самом начале её реализации.

Информационная система и аудит

Информационная инфраструктура - это прежде всего отлаженная система, выполняющая функции обслуживания, контроля, учета, анализа, документирования всех процессов, протекающих в информационной системе. Аудит информационной системы (ИС) - это системный процесс получения и оценки объективных данных о текущем состоянии информационной системы, действиях и событиях, происходящих в ней, устанавливающий уровень их соответствия определенному критерию и предоставляющий результаты заказчику.